Zgodnie z definicją podaną przez słownik języka polskiego repertorium to „skorowidz, wykaz, rejestr, spis (zwłaszcza akt, spraw sądowych)”. Termin ten pochodzi od łacińskiego słowa ‘reperire’ znaczącego ‘wyszukiwać’. Obowiązek prowadzenia tego rodzaju ewidencji w Polsce obejmuje notariuszy, komorników, sądy oraz tłumaczy przysięgłych. Zgodnie z Art. 17 Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego z dnia 25 listopada 2004 r. (Dz. U. 2004 Nr 273 poz. 2702) „tłumacz przysięgły prowadzi repertorium w którym odnotowuje czynności wymienione w Art. 13”. Oznacza to, że tłumacz przysięgły jest zobowiązany do odnotowania w repertorium pod oddzielnym numerem każdej z czynności wymienionych w zamkniętym katalogu ustawowym. Do takich czynności należą:
– sporządzanie i poświadczanie tłumaczeń z języka obcego na język polski, z języka polskiego na język obcy, a także sprawdzanie i poświadczanie tłumaczeń w tym zakresie sporządzonych przez inne osoby;
– sporządzanie poświadczonych odpisów pism w języku obcym, sprawdzanie i poświadczanie odpisów pism sporządzonych w danym języku obcym przez inne osoby;
– dokonywanie tłumaczenia ustnego.
Każdy wpis opatrzony stosownym numerem porządkowym musi zawierać następujące informacje:
1) „datę przyjęcia zlecenia oraz zwrotu dokumentów wraz tłumaczeniem”;
2) „oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia”;
3) „opis tłumaczonego dokumentu, wskazujący nazwę, datę, oznaczenie dokumentu, język, w którym go sporządzono, osobę lub instytucję, która sporządziła dokument oraz uwagi o jego rodzaju, formie i stanie”;
4) „wskazanie rodzaju wykonanej czynności, języka tłumaczenia, liczby stron tłumaczenia oraz sporządzonych egzemplarzy”;
5) „opis tłumaczenia ustnego wskazujący datę, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia”;
6) „wysokość pobranego wynagrodzenia”;
7) „informację o odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w Art.15 Ustawy, zawierające datę odmowy, określenie organu żądającego tłumaczenia oraz przyczynę odmowy tłumaczenia.”
Tłumaczenia przysięgłe Wrocław
Ustawa nie określa sposobu, w jaki tłumacz przysięgły powinien prowadzić stosowne repertorium co oznacza, że może ono być prowadzone zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Na rynku księgarskim dostępne są gotowe do wypełnienia repertoria drukowane, ale wersje elektroniczne zdobywają sobie większą popularność. Zawdzięczają to nie tylko łatwości wprowadzania danych, ale również możliwości sprawniejszego rozliczania zleceń i wystawiania faktur, co pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na spełnianie poniekąd uciążliwego obowiązku rejestrowania tłumaczeń. Nie stanowi również problemu samodzielne opracowanie formularza takiego repertorium w jednym z powszechnie dostępnych programów biurowych.
Niezależnie od tego jaki rodzaj oprogramowania do prowadzenia repertorium wybierze tłumacz przysięgły, należy pamiętać o regularnym drukowaniu wypełnianych ‘na bieżąco’ arkuszy oraz tworzeniu kopii zapasowych repertorium (najlepiej na oddzielnym nośniku). Zważywszy na to, że zgodnie z zapisami ww. Ustawy tłumacz przysięgły nie jest zobowiązany do przechowywania kopii wykonanych tłumaczeń poświadczonych, jest to istotne z punktu widzenia potencjalnej kontroli, ponieważ utrata danych zapisanych w takim elektronicznym repertorium oznaczałaby w praktyce brak możliwości jego otworzenia, a tym samym przeprowadzenia stosownej kontroli. Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego z dnia 25 listopada 2004 r. wprowadziła w tym zakresie istotną zmianę wskazując wojewodów właściwych ze względu na miejsce zamieszkania tłumacza przysięgłego, jako organy sprawujące kontrolę nad działalnością tłumaczy przysięgłych w zakresie prawidłowości i rzetelności prowadzenia repertoriów. Wcześniej uprawnienia takie przysługiwały właściwym sądom rejonowym.
W związku z szeregiem wątpliwości i niejasności dotyczących oceny poprawności wpisów dokonywanych w repertoriach przez tłumaczy przysięgłych wynikających z braku ustawowych kryteriów oceny poprawności prowadzenia repertorium czynności tłumacza przysięgłego oraz występujących w tym zakresie rozbieżności w trakcie kontroli przeprowadzanych przez wojewodów, Komisja Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości opublikowała 10 grudnia 2012 r. dokument zatytułowany „Zasady oceny poprawności prowadzenia repertorium czynności tłumacza przysięgłego stosowane przez Komisję Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości” dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Jego opracowanie podyktowane było wolą określenia jednolitych zasad oceny, co miało ułatwić kontrolę i ujednolicić kryteria oceny prawidłowości prowadzenia repertorium. Tym samym dokument ten stanowi pomoc zarówno dla urzędników prowadzących kontrole, jak i dla samych tłumaczy przysięgłych.