Pracownik wyjeżdża na budowę do Irlandii. Inżynier przez kilka miesięcy nadzoruje projekt w Holandii. Przedsiębiorca realizuje zlecenia jednocześnie w Polsce i w Niemczech. W każdej z tych sytuacji pojawia się ten sam dokument – zaświadczenie A1. Wydaje je ZUS, w języku polskim. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy trzeba je pokazać komuś, kto po polsku nie czyta.

W artykule wyjaśniamy, czym jest formularz A1, kiedy jego tłumaczenie jest rzeczywiście potrzebne i dlaczego w wielu przypadkach warto powierzyć je tłumaczowi przysięgłemu języka angielskiego.

Czym jest formularz A1?

Zaświadczenie A1 – nazywane też formularzem A1, certyfikatem A1 lub po prostu „drukiem A1” – potwierdza ustawodawstwo państwa mające zastosowanie do danej osoby w zakresie zabezpieczenia społecznego. Wydaje je instytucja kraju, w którym osoba ta jest ubezpieczona. W Polsce jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Dokument funkcjonuje w relacjach między państwami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Islandia, Liechtenstein, Norwegia) oraz Szwajcarią. Od 2021 roku zaświadczenia A1 wydaje się również w związku z pracą w Wielkiej Brytanii – na podstawie protokołu o koordynacji zabezpieczenia społecznego, stanowiącego część umowy o handlu i współpracy między UE a Zjednoczonym Królestwem.

Zasada, na której opiera się cały system, jest prosta: osoba pracująca w kilku państwach podlega ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym z nich. Zaświadczenie A1 wskazuje, w którym. Dzięki temu nikt nie płaci składek podwójnie, a zagraniczne instytucje są co do zasady związane treścią dokumentu – dopóki instytucja, która go wydała, nie wycofa go lub nie uzna za nieważny.

Kto potrzebuje zaświadczenia A1?

Po zaświadczenie A1 sięga się najczęściej w następujących sytuacjach:

delegowanie pracownika do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii – na okres, który co do zasady nie przekracza 24 miesięcy;
praca wykonywana jest równocześnie w dwóch lub więcej państw (np. przedstawiciele handlowi, kierowcy w transporcie międzynarodowym, członkowie zarządów spółek zagranicznych);
czasowe prowadzenie działalności gospodarczej za granicą przez osobę, która na co dzień pracuje w Polsce na własny rachunek;
praca zdalna wykonywana z terytorium innego państwa na rzecz polskiego pracodawcy;
krótkie wyjazdy służbowe, szkolenia i konferencje – niektóre państwa, np. Austria czy Francja, sprawdzają, czy pracownik posiada formularz A1 nawet przy kilkudniowym pobycie.

Wniosek składa pracodawca albo (w określonych sytuacjach) sam zainteresowany. Najwygodniej zrobić to przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS, jeszcze przed wyjazdem. Kompletny wniosek ZUS rozpatruje niezwłocznie. Jeśli potrzebne jest postępowanie wyjaśniające, termin wydłuża się do miesiąca, a w sprawach szczególnie złożonych – do dwóch miesięcy.

Czy formularz A1 trzeba tłumaczyć? Przepisy a praktyka

Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. Właśnie dlatego klienci tak często zadają je w biurze tłumaczeń.

Z formalnego punktu widzenia sprawa wygląda przejrzyście. Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 zakazuje instytucjom, organom i sądom państw członkowskich odrzucania dokumentów wyłącznie dlatego, że sporządzono je w języku urzędowym innego państwa członkowskiego (art. 76 ust. 7). Formularz A1 ma poza tym jednolity, ogólnounijny układ – te same pola i tę samą numerację we wszystkich krajach. Zagraniczny odpowiednik ZUS powinien więc przyjąć polskie zaświadczenie bez tłumaczenia przysięgłego na język angielski.

Praktyka jest jednak bardziej wymagająca. Zaświadczenie A1 czytają nie tylko instytucje zabezpieczenia społecznego, lecz także:

inspektorzy pracy kontrolujący plac budowy lub zakład,
generalni wykonawcy i inwestorzy,
działy kadr kontrahentów,
audytorzy, ubezpieczyciele i zamawiający w przetargach.

Wiele z tych podmiotów nie jest związanych unijną regułą językową. Inne po prostu oczekują dokumentu, który zrozumieją bez dodatkowych wyjaśnień. Trzeba też pamiętać o dyrektywie 2014/67/UE: pozwala ona państwom przyjmującym żądać przetłumaczenia części dokumentów związanych z delegowaniem pracowników na swój język urzędowy lub inny akceptowany język.

Kiedy tłumaczenie przysięgłe zaświadczenia A1 jest potrzebne?

Tłumaczenie poświadczone zaświadczenia A1 zamawia się najczęściej w związku z:

wymaganiami generalnego wykonawcy, który przed wpuszczeniem pracowników na teren budowy weryfikuje ich dokumenty;
kontrolą lokalnej inspekcji pracy lub innego organu w państwie przyjmującym;
pracą w Wielkiej Brytanii, Irlandii lub na Malcie, gdzie kontrahenci oczekują dokumentów w języku angielskim;
przetargami, w których oferent musi wykazać prawidłowe ubezpieczenie personelu;
sporem z instytucją ubezpieczeniową lub postępowaniem sądowym;
audytem w międzynarodowej grupie kapitałowej, której językiem roboczym jest angielski;
przedłożeniem w Polsce zaświadczenia A1 wydanego po angielsku, np. przez instytucję irlandzką lub maltańską – wtedy tłumaczy się je na język polski.

Powyższa lista nie jest zamknięta. Jeśli ktoś prosi o „oficjalne tłumaczenie” formularza A1, niemal zawsze chodzi o tłumaczenie poświadczone (zwane potocznie przysięgłym).

Tłumaczenie przysięgłe czy zwykłe?

Tłumaczenie zwykłe wystarczy do celów informacyjnych. Przykład: dział HR zagranicznego partnera chce jedynie sprawdzić daty ważności i dane pracodawcy. Tam jednak, gdzie dokument ma wywołać skutki prawne albo trafić do urzędu, sądu czy komisji przetargowej, potrzebny jest tłumacz przysięgły.

Tłumacz przysięgły języka angielskiego jest wpisany na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości i działa na podstawie ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Sporządzone przez niego tłumaczenie zawiera pieczęć, podpis i numer repertorium. Tłumacz zaznacza też, czy przekład powstał z oryginału, odpisu, wyciągu czy kopii dokumentu – odbiorca wie więc dokładnie, na jakiej podstawie go sporządzono.

Przed zleceniem warto zapytać odbiorcę wprost, jakiej formy oczekuje. To jedno pytanie często oszczędza kilka dni.

Jak przebiega tłumaczenie zaświadczenia A1?

W naszej kancelarii proces wygląda następująco:

Przesłanie dokumentu – do wyceny wystarczy czytelny skan lub zdjęcie.
Ustalenie formy – tłumaczenie papierowe z pieczęcią albo elektroniczne, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza.
Przekład – tłumaczone są wszystkie wypełnione pola formularza, dane pracodawcy, adresy miejsc wykonywania pracy i okres objęty zaświadczeniem. Tłumacz opisuje pieczęcie, podpisy i elementy graficzne dokumentu.
Kontrola – nazwiska, adresy, numery identyfikacyjne i daty muszą zgadzać się z oryginałem co do znaku.
Odbiór – osobiście, kurierem lub drogą elektroniczną.

Zaświadczenie A1 zajmuje zwykle dwie strony, a jego struktura się powtarza. Tłumaczenie przysięgłe bywa więc gotowe szybko, często w ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli delegowana jest cała brygada, warto przesłać komplet zaświadczeń od razu. Jednolita terminologia we wszystkich dokumentach ułatwia późniejszą kontrolę.

ZUS coraz częściej wydaje zaświadczenia w formie elektronicznej. Tłumacz przysięgły może przetłumaczyć taki dokument z pliku lub z wydruku – informacja o tym znajdzie się w formule poświadczenia tłumaczenia.

Tłumaczenia Wrocław – zleć tłumaczenie zaświadczenia A1

Jako tłumacz przysięgły angielskiego pracuję na co dzień z dokumentami kadrowymi, ubezpieczeniowymi i korporacyjnymi. Moja kancelaria oferuje również tłumaczenie zaświadczenia A1 z polskiego na angielski oraz z angielskiego na polski – pojedyncze egzemplarze i całe pakiety dla firm delegujących pracowników.

Obsługujemy klientów z Wrocławia i z całej Polski. Wiele zleceń realizujemy w pełni zdalnie, bez konieczności wizyty w biurze.

Potrzebujesz tłumaczenia zaświadczenia A1? Prześlij skan dokumentu przez stronę tlumaczenia-kasprzyk.pl – odpiszemy z wyceną i terminem realizacji. Nasze dane kontaktowe to:

JACEK KASPRZYK KANCELARIA TŁUMACZA PRZYSIĘGŁEGO JĘZYKA ANGIELSKIEGO

ul. Podwale 36A, lok. 14, 50-040 Wrocław

Telefon: 608 722 438

E-mail: kancelaria@tlumaczenia-kasprzyk.pl.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy ZUS wydaje zaświadczenie A1 w języku angielskim?

Nie. ZUS wydaje zaświadczenie A1 po polsku. Układ formularza jest jednolity w całej UE, ale treść wpisuje się w języku instytucji wydającej. Wersję angielską trzeba przygotować jako tłumaczenie przysięgłe.

Czy zagraniczna instytucja może odmówić przyjęcia A1 bez tłumaczenia?

Instytucje zabezpieczenia społecznego państw UE nie powinny odrzucać dokumentu wyłącznie z powodu języka. Inaczej jest z kontrahentami, generalnymi wykonawcami, zamawiającymi czy organami działającymi poza systemem koordynacji – one mogą wymagać tłumaczenia na język angielski.

Czy wystarczy tłumaczenie zwykłe?

Do celów informacyjnych – tak. Jeśli dokument ma trafić do urzędu, sądu, inspekcji pracy lub do dokumentacji przetargowej, bezpieczniejszym wyborem jest tłumaczenie przysięgłe (poświadczone przez tłumacza przysięgłego).

Czy do tłumaczenia potrzebny jest oryginał dokumentu?

Nie zawsze. Tłumacz przysięgły może pracować na skanie lub kopii i zaznacza to w poświadczeniu. Jeśli odbiorca wymaga tłumaczenia sporządzonego z oryginału, dokument trzeba okazać tłumaczowi.

Czy tłumaczenie może mieć formę elektroniczną?

Tak. Tłumacz przysięgły może sporządzić tłumaczenie w postaci elektronicznej i podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warto wcześniej upewnić się, że odbiorca akceptuje taką formę.

Jak długo ważne jest tłumaczenie zaświadczenia A1?

Tłumaczenie nie ma własnego terminu ważności – jest aktualne tak długo, jak dokument, którego dotyczy. Nowe zaświadczenie A1, np. po przedłużeniu delegowania, wymaga nowego tłumaczenia.

Czy tłumacz przysięgły angielskiego przetłumaczy A1 wydany za granicą?

Tak. Zaświadczenia wydane w języku angielskim, np. przez instytucje irlandzkie, maltańskie lub brytyjskie, tłumaczymy na język polski na potrzeby polskich urzędów, sądów i kontrahentów.

Na jaki okres wydaje się zaświadczenie A1 przy delegowaniu?

Przy delegowaniu pracownika do państwa UE, EOG lub Szwajcarii przewidywany okres pracy za granicą co do zasady nie może przekraczać 24 miesięcy. Dłuższy okres wymaga porozumienia instytucji obu państw.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (w szczególności art. 11–16 i art. 76 ust. 7).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 (w szczególności art. 5, 14, 15 i 19).
Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniona dyrektywą (UE) 2018/957.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE (w szczególności art. 9).
Umowa o handlu i współpracy między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej – Protokół w sprawie koordynacji zabezpieczenia społecznego.
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.
Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego.