Apostille (czyli legalizacja dokumentu) to urzędowe poświadczenie autentyczności dokumentu, potwierdzające, że dokument wydany w jednym kraju może wywoływać skutki prawne w innym państwie (należy tu zaznaczyć, że wyłącznie w kraju, będącym stroną konwencji haskiej). Dla przykładu zatem: legalizacja nadawana jest w jednym państwie członkowskim UE aby dokument mógł obowiązywać w innym państwie członkowskim Unii, a metoda ta funkcjonuje w ramach krajów,które uznają apostille (UE, ale też USA, Australia, Japonia, a od listopada 2023 także Chiny).

Poświadczenie dokumentów a praca tłumacza

Znaczenie apostille jest szczególnie istotne w pracy tłumacza przysięgłego i w praktyce tłumaczeń przysięgłych. Wpływa między innymi na sposób poświadczania dokumentów wykorzystywanych w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz realizacji zasady swobodnego przepływu obywateli. Jeśli te obszary ciekawią Cię, sprawdź nasze inne artykuły, np.:

Tłumaczenie historii zdrowia i choroby – ułatwienie realizacji zagranicznych świadczeń medycznych w imię swobodnego przepływu obywateli.
Angielski jako język urzędowy oficjalnych dokumentów wymagających tłumaczenia przysięgłego – artykuł z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego i współpracy handlowej.

Wsparcie doświadczonego tłumacza przysięgłego

Ze względu na złożoność procedur związanych z apostille, legalizacją dokumentu oraz ich prawidłowym ujęciem w tłumaczeniach przysięgłych, warto korzystać z pomocy specjalisty, który łączy kompetencje językowe z wiedzą prawną.

Kancelaria Tłumacza Przysięgłego Języka Angielskiego Jacka Kasprzyka oferuje wsparcie doświadczonego tłumacza przysięgłego, a jednocześnie wykształconego prawnika, co pozwala na rzetelne opracowanie dokumentów przeznaczonych do przedkładania w Polsce i za granicą, z uwzględnieniem wymogów formalnych dotyczących apostille.

W celu otrzymania apostille, dokument musi spełniać określone wymogi formalne oraz pochodzić od uprawnionego organu. Źródło fotografii: iStock

Jakie dokumenty podlegają apostille?

Apostille wydawana jest dla dokumentów urzędowych, takich jak:

akty stanu cywilnego, w tym akty urodzenia,
dokumenty z urzędu stanu cywilnego dotyczące zawarcia małżeństwa lub unieważnienia małżeństwa,
dokumenty sądowe,
dokumenty notarialne,
dokumenty z rejestru karnego (np. zaświadczenie o braku wpisu istotne jest podczas starania się o pracę w Polsce i innych krajach),
świadectwa szkolne,
dyplomy państwowe,
świadectwa rzemieślnicze,
każdy dokument handlowy, jeśli firma działa w obszarze handlu międzynarodowego,
inne dokumenty wydawane przez organy administracji.

Apostille i legalizacja dokumentów: 10 najczęściej zadawanych pytań.

Apostille może również mieć zastosowanie w niektórych dokumentach wydanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne lub Narodową Agencję Wymiany Akademickiej. Przyda się także we współpracy międzynarodowej z podmiotami świadczącymi wskazane usługi w sprawie świadectw i edukacji.

Może to brzmieć zagadkowo, więc wyjaśniamy:

Cytując za stroną “Interpretacje Urzędowe” od marki Infor, “podmiotami świadczącymi wskazane usługi (edukacyjne i badawcze – przyp. red.) na rzecz wnioskodawcy mogą być: uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe (…), instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, (…), oraz inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.”

Wymogi formalne dokumentu przed apostille

Poświadczanie dokumentów określone jest szeregiem warunków formalnych. Poświadczany dokument musi pochodzić od uprawnionego organu oraz być opatrzony własnoręcznym podpisem osoby, która go wydała, tj. odręcznym podpisem urzędnika albo – w zależności od rodzaju dokumentu – podpisem pracownika działającego w imieniu tego organu. Dokument powinien ponadto zawierać pieczątkę imienną urzędnika i być opatrzony pieczęcią urzędową, (najczęściej jest to pieczęć okrągła urzędu).

W przypadku niektórych dokumentów wymagane jest wcześniejsze poświadczenie dokumentów, polegające na:

potwierdzeniu autentyczności podpisu i pieczęci przez organ uprawniony,
w odniesieniu do dokumentów sądowych – poświadczenie prezesa właściwego sądu,
poświadczenia przez właściwy resort (np. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego).

Apostille może być nadana także na kserokopii dokumentu, o ile dokument mógł zostać wcześniej poświadczony.

Organy właściwe i procedura uzyskania apostille

W Polsce nadanie klauzuli apostille realizowane jest przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (mówimy wtedy skrótowo o legalizacji MSZ) lub właściwy miejscowo sąd okręgowy (np. w referacie ds. czynności określonych w przepisach w sprawie szczegółowych czynności sądów).

Podstawą jest wniosek posiadacza dokumentu, składany osobiście lub przez pełnomocnika działającego w imieniu wnioskodawcyna podstawie pisemnego upoważnienia. Do wniosku dołącza się właściwie przygotowane dokumenty. Coraz częściej korzysta się z rejestracji elektronicznej, co jest dużą wygodą – w takim przypadku należy mieć przy sobie wydrukowane potwierdzenie wizyty.

Apostille nadawana jest między innymi przez MSZ, po poprawnym złożeniu wniosku i kompletu dokumentów. Źródło fotografii: iStock

Możliwa jest również procedura wystąpienia drogą korespondencyjną w ramach obsługi korespondencyjnej obywatela, co ma znaczenie dla osób przebywających z dala od miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu.

Opłata skarbowa i koszty apostille

Ile kosztuje apostille? Wysokość tej opłaty wynika z przepisów prawa: koszt nadania klauzuli apostille w Polsce jest stały i wynosi 60 zł za każdy dokument. Jest to opłata skarbowa pobierana przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) lub inne organy (np. kuratorium, sąd) za poświadczenie dokumentu, niezależnie od liczby jego stron.

Dostępne są różne możliwości dokonania opłaty skarbowej, m.in. przelewem lub w dowolnej placówce pocztowej (a zatem usługę taką oferują na pewno Twoje najbliższe filie urzędu pocztowego).

Podstawa prawna i dokumenty zagraniczne

Zastosowanie apostille dla dokumentów polskich reguluje m.in. rozporządzenie parlamentu europejskiego, rozporządzenie ministra, rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz przepisy zmieniające rozporządzenia.

Te same przepisy dotyczą zagranicznych dokumentów urzędowych, jeśli dokument pochodzi z procesów handlowych, postępowań cywilnoprawnych itd. rozpoczętych w państwie członkowskim UE lub pozostałych krajach konwencji haskiej: USA, Australii, Japonii, Chinach.